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«Ctrl+Alt+Supr» 9 conceptos imprescindibles para resetear la productividad clínica

El confinamiento provocado por una pandemia mundial sin precedentes puede ser interpretado como el “Ctrl-Alt-Supr” que nos dejó atrás un mundo con prisas y nos adentró en la “nueva normalidad”; eso que a priori parece ser la invitación a una vida más en calma. Y ante la oportunidad de reflexión que nos ofrece el momento presente, quizá sea también oportuno analizar nuestro trabajo dentro de la clínica dental para diferenciar entre estar ocupado y ser productivo.

Todo buen profesional dedica parte de su tiempo a organizarse y a planificar su agenda y trabajo. No hacerlo conduce, inevitablemente, a la confusión y, por tanto, a la improvisación. Una improvisación que puede convertirnos en meros ejecutores del día a día, desconocedores de si nuestro trabajo debe conducir a algún objetivo concreto.

Si no nos hemos planteado hacia dónde queremos que avance nuestra clínica dental, y no hemos establecido la planificación que nos permita conseguirlo, esta debería ser una tarea a la que dedicarle todo el tiempo necesario.

Un horario sobrecargado con multitud de tareas diarias y alta rotación de paciente o una jornada exhaustiva con múltiple toma de decisiones puede significar un duro día de trabajo, pero no necesariamente uno productivo.

Y aunque pueda parecer un asunto baladí, precisamente en estos momentos de pandemia y con sus condicionantes en nuestra práctica diaria… saber pasar de estar ocupados a ser productivos es un paso vital, que va mucho más allá del sentido común y que nos exige una mayor profesionalización en la optimización de nuestro tiempo.

Aprovechar el tiempo consiste en consumirlo de forma beneficiosa para los intereses y objetivos de la clínica, de sus profesionales y de sus pacientes. Una incorrecta utilización del tiempo genera estrés, aumenta significativamente la posibilidad de error en la ejecución de las tareas, deriva en una minoración de la calidad de nuestro servicio y provoca tensiones en el equipo.

En este artículo presentamos algunas medidas necesarias para sacar el máximo provecho a nuestro esfuerzo y dedicación.

1. TRABAJO DENTRO DEL GABINETE Y FUERA TAMBIÉN

Hoy cualquier dentista debe saber equilibrar sus funciones entre sus responsabilidades en la ejecución de sus planes de tratamientos con las de gestión y organización. La gestión del tiempo requiere de una disciplina y un compromiso con una buena organización de la clínica, una planificación coherente, una distribución apropiada de responsabilidades, una disposición adecuada de recursos humanos y materiales y una ejecución correcta que permita conseguir los objetivos fijados en el plazo previsto y con un esfuerzo razonable, todo ello en un clima de motivación y tranquilidad.

2. REFLEXIÓN, ACCIÓN Y VUELTA A EMPEZAR

En toda clínica dental hay tiempo para la acción y tiempo para la reflexión. Tomarse el tiempo con tranquilidad e ir lentamente en la compresión y reflexión permite ir rápidamente en los momentos de acción. Es decir, la inversión en preparar ofrece la posibilidad de aumentar la productividad del tiempo calculado. De igual forma, ir rápidamente en la acción permite ir nuevamente de forma lenta y pausada en nuestra reflexión, y así sucesivamente conformando un ciclo donde la gestión del tiempo encuentra su esencia.

3. CALCULAR CON PRECISIÓN

Empezar a trabajar e ir pensando sobre la marcha, termina por hacernos calcular erróneamente el tiempo que necesitamos para un tratamiento o para una gestión, desembocando en una trampa sin salida donde el estrés y los sobre costes generan un efecto bola de nieve que puede comenzar con el primer paciente y que se agrandan hasta la última cita. Un mal cálculo de la duración de las tareas es una de las más frecuentes equivocaciones en la consulta odontológica.

4. PRIORIZAR NO ES DESCARTAR

Si alguna vez has pensado en lo bien que te vendría detener el tiempo o sueles salir de la clínica con la sensación de que podía haber sido necesario quedarse más tiempo haciendo tareas es posiblemente síntoma de una deficiente estructuración de prioridades. La odontología es una profesión en la que la cantidad de trabajo excede muchas veces la capacidad humana de absorción y por tanto se hace imprescindible saber cómo identificar lo prioritario. La estructuración de prioridades no consiste en suprimir tareas, sino en hacer las cosas en el orden correcto. Pretender llegar a todo sin establecer un orden no solo pone en riesgo la mecánica y la forma de trabajar de todo el equipo, sino que genera estrés, uno de los mayores problemas a nivel empresarial y de salubridad de los trabajadores y emprendedores en los últimos años. 

5. MÁS SLOW. MEJOR 

Vivir en constante intensidad puede terminar por rompernos, por reducir nuestra capacidad productiva sin darnos cuenta y por impactar negativamente en nuestro entorno, en nuestras relaciones y en nuestra clínica. La Odontología Slow es un método de bienestar que nos enseña a equilibrar los momentos de adrenalina y máxima velocidad que ponen a prueba y al límite a nuestro cuerpo y mente, con los de paz y calma, que nos llenan de nuevo el depósito de energía. Encontrar nuestro equilibrio slow será fundamental.

6. ORDEN EN CONJUNTO

Estar organizado significa estar rodeado de otros profesionales y departamentos que desempeñan funciones determinadas. La agenda y la gestión de tiempo en la clínica odontológica es una labor colectiva. La falta de conocimiento de los demás, la desorganización, la falta de compromiso y autonomía, la tendencia a contarlo todo y a todos sin saber filtrar la información para que sólo llegue a quien lo necesita, las decisiones que otros no se atreven a tomar, la no resolución de problemas… todo son causas que intoxican nuestra agenda y nos hacen improductivos. Según el 2º Estudio sobre el Comportamiento Laboral de los Trabajadores Españoles realizados por Workmeter, perdemos el 30% de nuestro tiempo de trabajo cada día, especialmente en realizar funciones que no nos corresponden según el organigrama de trabajo, que nos sacan de nuestro foco de concentración y al que nos cuesta volver a entrar. 

7. NO GRACIAS

Decir “no” no supone dejar de ser amable o no estar comprometido con los miembros del equipo o con el paciente. Es necesario en esto hacer ver que “no” muchas veces equivale a “más tarde podré atenderte como mereces”. Saber decir “no” es una demostración del respecto que tenemos sobre nuestro tiempo y sobre nuestras prioridades. Bloquear las interrupciones es una necesidad imperiosa para el profesional que quiera ser productivo. En mi experiencia, las interrupciones reinan en las clínicas que tienen ausencia de sistemas de gestión y de protocolos profesionales de organización en sus clínicas. 

8. MENOS ES MÁS

Entender que un mayor número de pacientes no implica necesariamente una mayor productividad es esencial hoy. Alargar la duración de las citas puede reducir la rotación de pacientes, pero sin duda aumentará el trabajo productivo y la posibilidad de oxigenar la agenda para dar entrada a nuevos pacientes. El método de agrupamiento de citas permite evitar costes de reanudación y reducir la duración de los tratamientos efectuados en comparación con la suma del tiempo que hubiéramos invertido en realizar por separado cada uno de los tratamientos. 

9. LIFO vs FIFO

Basándonos en técnicas de control de stock y de almacenaje de productos, proponemos una adaptación de la teoría LIFO/FIFO (LIFO: Last in first out / FIFO: First in first out) para entender la manera en la que un dentista puede afrontar y gestionar sus tareas y funciones diarias.

Un dentista LIFO es aquel en que lo último que llega a sus manos es lo primero en salir, es decir la última tarea que llega a sus manos aparta lo que estaba haciendo, es decir que lo último se convierte en lo más urgente. El dentista LIFO es una persona que está muy dirigida por los acontecimientos que suceden y que le llegan. Una tarea nueva interrumpirá la que le tenía actualmente ocupado y poco a poco irá convirtiéndose en un ocupado multitarea que tiene dificultad para terminar algo concreto porque siempre es prioridad la última necesidad que los demás le acercan. Por otro lado, el dentista FIFO es aquel que establece de verdad sus prioridades y que entiende que terminar un trabajo o tarea es la mejor forma para poder empezar una nueva. Su productividad se basa en hacer una cosa después de otra, un caso después de otro, un paciente después de otro y en dirigir su día a día según su planificación y no ser dirigido por los imprevistos.

Un sistema LIFO se basa en la improvisación mientras que el sistema FIFO se basa en la planificación. Para el dentista LIFO, todo es urgente. ¡Por contra, el dentista FIFO sabe diferenciar entre urgencias y gente con prisa! Y es precisamente el Método Slow el que nos guía a convertirnos en un dentista FIFO, donde lo que empezamos lo acabamos antes de ponernos con otra tarea y donde se evita la duplicidad de tareas al mismo tiempo. El sistema FIFO nos enseña a nosotros y a nuestro entorno a saber ralentizar y a saber esperar. Esa espera es la que nos permitirá ganar tiempo y conseguir una mayor productividad y un mejor resultado cuando afrontemos la nueva tarea.

10. TIME BOXING

El time boxing es un método de planificación concebido para compartimentar la actividad laboral y la del resto de compañeros. Parte de una visión general del tiempo y de las tareas a realizar, a partir de la cual se realizar una programación o agenda lo más ajustada y realista posible. 

El time-boxing permite, por tanto:

  • Pensar en las tareas a realizar y en el tiempo necesario para cada una de ellas.
  • Diseñar una estructura en la que se determinen expectativas y límites, evitando el solapamiento de tareas y facilitando la priorización de ciertas responsabilidades.
  • Mejorar el cálculo del tiempo y su manejo. Los mejores clínicos son aquellos que saben distribuir bien su tiempo y respetar el de los pacientes.
  • Detectar mejor las amenazas y evitar la improducción.

Ventajas del Time-Boxing:

  • Nos empuja a pensar en todas nuestras responsabilidades y a programar el tiempo necesario para cumplir con ellas.
  • Nos guía a visualizar los límites de nuestra capacidad de producción y a establecer expectativas y objetivos realistas. 
  • Nos ayuda a priorizar y a no incurrir en multitareas simultáneas que terminan por reducir nuestro nivel de productividad y eficiencia.
  • Nos orienta en el día a día para reducir o eliminar los imprevistos.
  • Nos facilita la toma de decisiones enfocadas a en qué ocuparnos en cada momento.
  • Nos enseña a decir que no, pues tenemos ya un objetivo concreto y una prioridad que debemos satisfacer.

Conclusión

La tendencia de la vida, de la odontología y de la creciente corriente digital nos empujaba a hacerlo todo mejor pero también más rápido. Ahora la pandemia nos obliga a conseguir lo mismo, pero despacio. Incongruencias… que encuentran su lógica y solución en la profesionalización de nuestra organización interna y en el modo en el que concebimos la práctica profesional.

El tiempo es realmente un elemento muy bondadoso y nos ofrece a todos las mismas condiciones por igual: 24 horas cada día. El reto está en cuánto lo optimizamos y disfrutamos para lograr el equilibrio entre eficiencia, excelencia y sostenibilidad de nuestra actividad clínica.

Trabajar es una cosa, trabajar bien es otra bien distinta. Y para mí, como seguro que para ti, solo una nos conduce a la productividad y a la satisfacción plena. 

Artículo publicado en el nº 45 de la Revista “Dentistas” del Consejo de Dentistas de España en Septiembre 2020. Consulta la publicación original aquí. 

 

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